Το υποσύστημα e-Πρωτόκολλο ενσωματώνει την απαραίτητη λειτουργικότητα που απαιτείται για την επιτυχή διαχείριση της αλληλογραφίας.

Το σύστημα καταγράφει αξιόπιστα, την Εισερχόμενη και Εξερχόμενη αλληλογραφία, αποδίδοντάς αυτόματα μοναδικό Αριθμό Πρωτοκόλλου.

Τα αρχεία μπορούν να καταχωρηθούν στο σύστημα μέσω:

• Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου
• Σαρωτή (scanner)
• Διαδρομής στο δίσκο

Επιπλέον παρέχονται όλες εκείνες οι απαραίτητες λειτουργίες για την υποστήριξη της ροής εργασιών (workflow) που απαιτούνται για την επιτυχή διεκπεραίωση της αλληλογραφίας.

Χαρακτηριστικά

Ασφάλεια - Πρόσβαση

• Υποστήριξη Χρηστών και Ρόλων, μέσω των οποίων παρέχεται εξατομικευμένη πρόσβαση στις εφαρμογές και τα δεδομένα.
• Λειτουργία μέσω δικτύου για ταυτόχρονη ενημέρωση από πολλούς χρήστες, και πρόσβαση των αποδεκτών για ενημέρωσή τους για την άφιξη/αναχώρηση ενός εγγράφου.
• Δυνατότητα λειτουργίας σε περιβάλλον windows με εγκαταστάσιμη εφαρμογή, αλλά και μέσω web από τοπικό δίκτυο ή και διαδίκτυο.

Εσωτερική Διακίνηση Εγγράφων

• Δυνατότητα χρέωσης εγγράφων σε χρήστες.
• Δυνατότητα κοινοποίησης εγγράφων.
• Αυτοματοποιημένη ειδοποίηση χρέωσης ενός εγγράφου, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και pop-up μηνύματος των windows.

Αρχεία

• Αποθήκευση των συνημμένων αρχείων της αλληλογραφίας σε κεντρικό προεπιλεγμένο σημείο στο Server.
• Υποστήριξη άμεσης σάρωσης και εισαγωγής στο σύστημα.
• Αυτοματοποιημένη σύνδεση με Outlook για την λήψη και καταχώρηση αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Workflow

• Υποστήριξη χρέωσης εγγράφων σε χειριστές για την επιτυχή διεκπεραίωση τους (αποστολή υπενθυμίσεων μέσω emails).
• Υποστήριξη εγκριτικής διαδικασίας Εξερχόμενου Εγγράφου (Δημιουργία, Έγκριση, Απόρριψη, Πρωτοκόλληση).

Αναζήτηση

• Σύνθετη αναζήτηση με διάφορα κριτήρια.
• Αποθήκευση αναζήτησης για ταχεία ανάκτηση χωρίς εισαγωγή κριτηρίων

Παραμετροποίηση

• Δυνατότητα δημιουργίας τύπων δεδομένων (μεταδεδομένα) που χαρακτηρίζουν και ακολουθούν ένα έγγραφο σε όλη τη διάρκεια ζωής του. Πχ τύπος σύμβαση, ο οποίος θα περιέχει τα πεδία Συμβαλόμενος, Ποσό, Λήξη, κλπ.

Ιδιαίτερα απλό στη χρήση.

Το e-Πρωτόκολλο διατίθεται ως αυτόνομο σύστημα αλλά και σαν υποσύστημα του ολοκληρωμένου συστήματος υποστήριξης εργασιών γραφείου Adma Studio.

	Επιλέξτε για προβολή σε πλήρες μέγεθος