Adma Documents

Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management)

Το ADMA Documents είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων. Προσφέρει λειτουργικότητα για απομακρυσμένη αποθήκευση και ανάκτηση αρχείων, ένα απλό αλλά αποτελεσματικό μοντέλο workflow, καθώς και τη δυνατότητα αποθήκευσης παραμετροποιήσιμων μεταδεδομένων σε κάθε αρχείο (.doc, .pdf κτλ).

Το σύστημα επιτρέπει σε έναν οργανισμό να δημιουργήσει και να διαχειριστεί τα κρίσιμα δεδομένα με έναν απλό και αποτελεσματικό τρόπο.

Πρόσβαση στα αρχεία

Η πρόσβαση στα αρχεία γίνεται μέσω ενός εικονικού δίσκου στο λειτουργικό σύστημα των windows. Κάθε χρήστης έχει συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης (ανάγνωσης ή τροποποίησης) σε αρχεία και φακέλους.

Ακόμη παρέχεται διεπαφή web για απομακρυσμένη πρόσβαση.

Εκδόσεις Αρχείων

Το σύστημα έχει μηχανισμό, για την αυτόματη καταγραφή και ανάκτηση όλων των εκδόσεων ενός εγγράφου. Όλη η ιστορία του εγγράφου είναι προσβάσιμη, τόσο τα αρχεία όσο και οι χρήστες που έκαναν τις μεταβολές.

Αποκλειστική Χρήση

Το Adma documents παρέχει λειτουργικότητα αποκλειστικής χρήσης ενός αρχείου, όταν κάποιος χρήστης πρέπει να το ενημερώσει (check-out & check-in). Οταν κάποιος χρήστης τροποποιεί ένα αρχείο, το αρχείο φέρει την ένδειξη αποκλειστικής χρήσης, και οι άλλοι χρήστες δεν μπορούν να το τροποποιήσουν.

Μεταδεδομένα

Με απλό τρόπο μπορούν να δημιουργηθούν τύποι δεδομένων πχ (Σύμβαση, Έργο, Πελάτης, Προσφορά κτλ) και να συνδεθούν με ένα αρχείο. Έτσι η παρουσίαση, η ταξινόμηση και η αναζήτηση του αρχείου μπορεί να γίνεται και με βάση το ουσιαστικό περιεχόμενό του.

Workflow

Για τα αρχεία που ακολουθούν μια προκαθορισμένη ροή εργασίας, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα καθορισμού ροών και καταστάσεων. Κάθε έγγραφο μπορεί να συνδεθεί με μια ροή, και να προωθηθεί για τακτοποίηση σε κάποιον άλλο χρήστη. Οι χρήστες ενημερώνονται αυτόματα για τα αρχεία τα οποία πρέπει να ενημερώσουν, συμβάλλοντας στην ολοκλήρωση της διαδικασίας.

Αποθήκευση Αρχείων

Τα αρχεία που παρακολουθεί το σύστημα μπορούν να αποθηκεύονται:

• σε ένα προεπιλεγμένο σημείο του τοπικού δικτύου
• σε έναν απομακρυσμένο εξυπηρετητή (server) μέσω διαδικτύου
• στον αποθηκευτικό χώρο Simple Storage Service, μέσω των Amazon web Services.